Se você tem uma empresa, seja MEI, micro ou até prestador de serviço, provavelmente já viveu aquele pequeno pânico de fim de mês: o pedido do contador por extratos bancários esquecidos ou incompletos. Trabalhando com pequenas empresas diariamente, vejo o quanto muitos têm dúvidas sobre como entregar esses arquivos do jeito certo. Por experiência própria, pequenos deslizes nessa tarefa corriqueira acabam causando grandes dores de cabeça depois.
A verdade é que algo aparentemente simples pode virar um problema sério, inclusive para o caixa da empresa. Pensando nisso, decidi pontuar os erros que mais presencio quando o assunto é enviar extrato bancário ao contador, e como evitá-los. Eu mesmo já vi gente cair na malha fina só porque um extrato estava faltando ou veio no formato errado. Por isso, conhecer essas armadilhas é o melhor caminho para ter tranquilidade com a contabilidade e manter a Receita Federal longe de surpresas desagradáveis.
Não verificar o período correto dos extratos
Um dos erros mais frequentes certamente é enviar extratos bancários com datas erradas. Eu já recebi relatos de quem mandou apenas a primeira quinzena, outros enviam meses trocados, alguns acabam misturando movimentação do mês anterior com o atual.
A contabilidade do seu negócio depende de registros precisos, e um extrato incompleto pode gerar diferenças nos valores declarados. Isso impacta diretamente o balanço fiscal e pode chamar atenção de órgãos fiscalizadores.
- Confirme sempre o período solicitado pelo contador.
- Baixe o extrato completo, sem pular dias, nem sobrepor períodos.
- Se o mês for fechado no dia 30 e não no 31, coloque as datas corretas.
Com Fenno, por exemplo, o sistema já seleciona o período adequado do mês anterior e envia para o contador todo dia 5, sem chance de erro de intervalo.
Mandar no formato errado ou não padronizado
Outra reclamação comum dos contadores que acompanho: arquivos em formatos incompatíveis ou não reconhecíveis pelos sistemas de contabilidade. De vez em quando alguém manda print da tela, foto do computador, ou PDF que não permite extração dos dados.
Formatar errado pode fazer o contador perder muito tempo e até recusar seu documento.
Os formatos preferidos pelos profissionais de contabilidade são:
- PDF pesquisável
- Planilha Excel ou arquivo CSV
- Arquivo OFX (padrão bancário eletrônico)
Quando você usa um serviço como Fenno, não precisa se preocupar: os extratos vão sempre nos formatos aceitos pelos principais softwares do mercado, o que acelera (e muito) a conferência.
Esquecer contas ou bancos cadastrados em nome da empresa
Em muitos casos, o empresário tem conta corrente principal, mas esquece de enviar extratos de contas secundárias, de poupança ou contas digitais abertas no CNPJ. Teve negócio que acompanhei que usava uma conta virtual só para receber pagamentos, e simplesmente nunca incluiu os extratos dela nos documentos para o contador.
Deixar de apresentar todos os extratos de contas ligadas ao CNPJ pode abrir brecha tanto para balancetes imprecisos quanto para problemas legais.
- Mantenha um inventário atualizado de todas as contas e bancos em nome da empresa.
- Inclua cartões de crédito empresariais, afinal, eles também geram operações financeiras que precisam ser reconciliadas.
Com Fenno, você pode conectar quantas contas precisar e garantir que nenhuma fique de fora na hora do envio automático.
Enviar extratos ilegíveis ou com má qualidade
Eu já vi muitos envios de PDFs corrompidos, arquivos escaneados sem definição, e até fotos de telas com reflexos e partes cortadas. Além de dificultar (ou impedir) o trabalho do contador, isso pode atrasar a entrega da sua documentação fiscal ou gerar retrabalho nas duas pontas.
Documentos poucos legíveis podem ser considerados inválidos e deixam o fechamento em risco.
Prefira sempre arquivos originais baixados diretamente do internet banking, evite tirar foto do monitor ou escanear o papel impresso. Os bancos hoje oferecem várias opções de exportação clara e completa.
Perder o prazo combinado de envio
Um erro que quase todo mundo já cometeu: esquecer o prazo de envio do extrato e acabar enviando dias (ou até semanas) depois da data limite do contador. Isso atrasa fechamentos, impede o envio das obrigações fiscais e, em alguns casos, causa multas.
- Defina um lembrete recorrente na agenda mensal.
- Descubra com o seu contador qual é o melhor prazo (a maioria pede entre o dia 2 e o dia 7 do mês seguinte).
- Considere automações – como Fenno faz – para garantir que o envio aconteça todo mês, sem depender da memória.
Recebo relatos de quem, depois de automatizar esse processo, nunca mais ficou devendo extrato e teve muito mais tranquilidade.
Não conferir se o extrato está completo antes de enviar
Esse é um erro mais sutil, mas que gera impacto. Já vi muitos casos em que o usuário exportou o extrato, mas o arquivo veio com páginas em branco, cortes inesperados, ou só parte dos lançamentos. Isso acontece, por exemplo, quando há muitos lançamentos no mês e o sistema do banco divide o extrato em mais de um arquivo sem avisar.
Sempre abra o arquivo e verifique se todas as movimentações entre as datas escolhidas estão lá. Qualquer omissão pode deixar dinheiro “fora do radar” do contador, bagunçando reconciliações.
- Revise as datas e o total de lançamentos antes de anexar o extrato ao e-mail do contador.
- Checar o saldo inicial e final também ajuda a identificar se faltou algum trecho.
Como evitar esses problemas? Soluções que realmente funcionam
Ao longo dos anos conversando com empresários e contadores, ficou claro para mim que a melhor saída é diminuir ao máximo os riscos de erro humano neste processo. Automatizar a entrega faz toda diferença.
Ferramentas especializadas, como Fenno, eliminam etapas manuais e garantem que o extrato chegue ao contador na data certa, no formato certo e sem esquecimentos.
- Automação reduz repetições e esquecimentos.
- Padronização garante aceitação em qualquer sistema contábil.
- Organização centraliza o envio de várias contas em um só lugar.
Se quiser saber mais sobre problemas frequentes no envio de extratos ou outras dúvidas comuns sobre gestão, recomendo acessar os conteúdos do João Otávio Moretti. Também tenho outros textos sobre práticas contábeis e bancárias, como no post sobre conciliação bancária, no artigo de melhores práticas para microempresários e um guia completo disponível em como organizar a rotina financeira. E se quiser pesquisar temas específicos, basta usar a ferramenta de busca do blog.
Conclusão
Com base no que vejo no dia a dia das empresas, errar no envio do extrato bancário é mais comum do que parece, mas também plenamente evitável com processos simples e automações inteligentes.
Erros com extratos bancários custam caro para o negócio.
Se você busca mais segurança, agilidade e tranquilidade fiscal, eu recomendo conhecer o serviço da Fenno. Menos um problema para você, e mais tempo para focar no que realmente importa para o seu negócio.
Não espere o próximo mês virar uma correria, experimente a Fenno para garantir que o seu contador receba os extratos certos, sempre no prazo!
Perguntas frequentes
Quais são os erros mais comuns?
Os erros mais frequentes incluem mandar extrato com datas erradas, esquecer contas bancárias vinculadas ao CNPJ, enviar em formatos incompatíveis (ou ilegíveis), perder o prazo de envio ao contador, e mandar arquivos incompletos ou corrompidos. Também é comum esquecer cartões de crédito empresariais.
Como preparar o extrato bancário corretamente?
Confirme o período correto solicitado pelo contador, baixe os arquivos originais do internet banking nos formatos aceitos, revise datas e saldos e garanta legibilidade. Inclua todas as contas ligadas ao CNPJ. Uma revisão rápida evita retrabalhos e atrasos.
Por que o contador precisa do extrato?
O extrato bancário é o principal documento para garantir que o que foi movimentado de fato na empresa bate com as informações fiscais declaradas. Sem ele, o contador pode errar nos lançamentos ou ter que estimar valores, abrindo risco para problemas com a Receita Federal.
Posso enviar extrato em PDF ou impresso?
Você pode enviar em PDF, desde que o arquivo seja legível, original e não tenha sido impresso e depois digitalizado com perda de qualidade. Hoje, arquivos digitais extraídos do sistema do banco são preferidos por permitirem conferência rápida e precisa. Evite sempre fotos e digitalizações ruins, pois podem ser rejeitadas pelo contador.
O que evitar ao enviar extratos?
Evite enviar sem conferir se todas as páginas estão completas, sem checar o período correto, sem revisar a qualidade do arquivo ou em formato não aceito. Não deixe para fazer de última hora, pois isso aumenta a chance de erros e esquecimentos.
