Para enviar os extratos do Banco do Brasil ou da Caixa ao contador, baixe os arquivos direto pelos canais digitais do banco, confira o período e identifique cada conta. Assim, você reduz cobranças por documentos faltantes e facilita a conferência das movimentações da empresa.
O essencial para enviar os extratos sem retrabalho
- Escolha a conta empresarial correta antes de exportar o arquivo.
- Selecione o período solicitado pelo contador. Se precisar dos últimos três meses, confira se os meses estão completos.
- Prefira o formato combinado com o escritório, como PDF para leitura ou OFX e CSV para importar dados, quando disponíveis.
- Nomeie e organize os arquivos por banco, conta e período.
- Confira se o documento inclui todas as movimentações e os saldos do intervalo.
Os nomes dos menus podem mudar conforme a versão do aplicativo, o tipo de conta e o canal usado. Se não encontrar a opção de exportação, consulte o atendimento oficial do banco ou peça orientação ao contador antes de enviar capturas de tela como substituto.
Como baixar o extrato do Banco do Brasil
No aplicativo ou no internet banking do BB, entre na conta da empresa, localize a área de extratos e escolha o período necessário. Depois, use a opção de salvar, compartilhar ou exportar que estiver disponível para aquela conta.
- Acesse o canal digital do Banco do Brasil e selecione a conta certa.
- Abra a área de extrato e escolha o mês ou intervalo de datas.
- Confira se a conta e o período exibidos correspondem ao pedido do contador.
- Baixe ou compartilhe o arquivo no formato disponível e salve uma cópia em uma pasta da empresa.
Se você precisa apresentar os últimos três meses, verifique as datas de início e fim. Caso o sistema permita consultar somente um mês por vez, gere um arquivo para cada mês e confira se não há dias sem cobertura entre eles.
Uma tela com saldo ou uma lista parcial de lançamentos não substitui necessariamente o documento completo. Para entender o papel desse registro na gestão, vale distinguir o extrato bancário e seu uso na empresa de uma simples consulta de saldo.
Como baixar o extrato da Caixa
Na Caixa, o processo também começa pela conta correta e pela escolha do período. Acesse o aplicativo ou internet banking que você usa para a conta, procure a opção de extrato e veja quais formatos e intervalos estão disponíveis.
- Entre no canal digital da Caixa e selecione a conta da empresa.
- Localize os extratos ou a consulta de movimentações da conta.
- Defina o período solicitado pelo contador e confira as datas.
- Salve ou compartilhe o documento e identifique o arquivo antes de encaminhá-lo.
Não confunda extrato de conta bancária com demonstrativos de benefícios ou serviços governamentais associados à Caixa. Se o contador pediu movimentações da empresa, confirme que o arquivo mostra a conta empresarial, e não um benefício ou outro produto.
As opções de exportação podem variar. Se não aparecer PDF, OFX ou CSV, não presuma que uma captura de tela seja suficiente: pergunte ao contador qual alternativa pode usar e confirme com a Caixa como emitir o documento adequado.
PDF, OFX ou CSV: qual arquivo enviar?
O melhor formato depende do trabalho que o contador precisa fazer. O PDF costuma ser prático para leitura e conferência visual; OFX e CSV podem facilitar a importação ou organização dos lançamentos em ferramentas financeiras, quando o banco os disponibiliza e o escritório aceita esses formatos.
- PDF: ajuda a visualizar o extrato como documento e verificar datas, descrições e saldos.
- OFX: pode ser usado para importar movimentações em sistemas compatíveis.
- CSV: organiza informações em linhas e colunas, mas a estrutura pode variar.
Antes de baixar, pergunte ao contador qual formato prefere para cada banco. Evite converter ou editar o arquivo original sem necessidade, porque isso pode alterar a apresentação dos dados ou dificultar a conferência. Se enviar mais de um formato, deixe claro qual é o arquivo original.
Como organizar os arquivos e conferir se estão completos
Uma pasta por mês e um padrão de nomes simples ajudam a encontrar documentos depois. Por exemplo: BB_conta-empresa_2026-08.pdf e Caixa_conta-empresa_2026-08.pdf. Use uma identificação segura da conta, sem expor dados desnecessários no nome do arquivo.
Antes do envio, confira os pontos básicos:
- O titular e a conta correspondem à empresa atendida.
- O extrato cobre todas as datas solicitadas, sem lacunas entre arquivos mensais.
- Os lançamentos e os saldos inicial e final aparecem no documento, quando o formato apresenta essas informações.
- O arquivo abre corretamente e está legível.
- O nome indica banco e período, sem ambiguidades.
Se o escritório solicitar meses recentes ou um período mais antigo, confirme com antecedência quais datas e contas entram no pedido. Assim, você evita baixar documentos demais ou descobrir depois que faltou um mês.
O que fazer quando há Pix, tarifas ou movimentações difíceis de identificar?
Envie o extrato completo, sem apagar ou ocultar lançamentos. O documento pode mostrar descrições e dados de transferências, Pix, tarifas e outros débitos ou créditos. Se uma movimentação exigir explicação, acrescente uma observação separada, como a finalidade de uma transferência entre contas da empresa.
Não altere o extrato para remover informações que pareçam irrelevantes. Se tiver dúvidas sobre dados pessoais ou sobre o nível de detalhe necessário, combine com o contador um canal seguro de envio e peça instruções sobre como tratar essas informações.
Também é importante separar documentos de natureza diferente. Um extrato bancário registra a movimentação de uma conta; demonstrativos de INSS, FGTS ou benefícios não são automaticamente equivalentes ao extrato da conta empresarial.
Como reduzir a coleta manual mês após mês
Baixar arquivos em dois bancos todo mês pode virar uma tarefa recorrente para o empresário e para o escritório contábil. Um processo simples já reduz parte do retrabalho: combine responsáveis, datas de envio, contas incluídas, formatos aceitos e local de armazenamento.
Depois, registre exceções em vez de recomeçar a conferência inteira. Por exemplo, se um mês não tiver arquivo disponível, se uma conta for encerrada ou se o extrato vier incompleto, sinalize apenas esse caso para revisão.
Esse é o princípio de uma rotina automatizada: você define as regras e os documentos esperados; a tecnologia cuida das etapas repetitivas; uma pessoa atua quando aparece uma exceção ou quando é preciso tomar uma decisão. A Fenno trabalha com automação financeira e contábil para ajudar empresas e profissionais a organizar rotinas, sem substituir a conferência e o julgamento do contador.
